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Haftungsprävention in der Anwaltschaft 

Richtig faxen will gelernt sein – eine Herausforderung für die Anwaltschaft

Der BGH hat sich in der Vergangenheit wiederholt mit der Frage befasst, welche Vorkehrungen der Rechtsanwalt treffen muss, damit sein als Fax eingereichter Schriftsatz rechtzeitig beim Gericht eingeht. Die Anforderungen für die Anwaltschaft sind hoch, die – technischen und menschlichen – Hürden jedoch enorm. 

Der anwaltliche Alltag wird von Fristen bestimmt; Behörden, Gerichte und Gegner wollen die Erledigung immer binnen einer bestimmten Frist. Dabei kommt es nicht selten vor, dass der Rechtsanwalt die entsprechende Angelegenheit erst kurz vor Fristablauf erledigt und dann die Aufgaben zur Versendung seinen Mitarbeitern überlässt. Im Grundsatz gilt zunächst, dass die Übertragung solcher Aufgaben an die Mitarbeiter zulässig ist, der Rechtsanwalt aber stets selbst überprüfen muss, ob seine Anweisungen eingehalten werden. Ist jedoch für den Rechtsanwalt bei gehöriger Aufmerksamkeit und Sorgfalt bei der Endkontrolle des Schriftsatzes erkennbar, dass seinem Büropersonal bei der Ermittlung der Telefaxnummer ein Fehler unterlaufen ist, muss er selbst tätig werden und für die ordnungsgemäße Absendung des Schriftsatzes an die zutreffende Telefaxnummer Sorge tragen (bspw. wenn als Faxnummer des OLG Koblenz die Nummer 0221-7711-600 – also offenkundig die Vorwahl von Köln – genommen wird; BGH, Beschl. vom 2.2.2016 - II ZB 8/15). 

Es ist bei der Fristenkontrolle immer geboten, die anzuwählende Telefaxnummer des Gerichts aus einem in der Akte befindlichen Schreiben des Gerichts zu entnehmen und diese bei der Ausgangskontrolle mit einer zweiten Quelle (bspw. der Gerichtshomepage) zu kontrollieren. Geboten sind dabei klare organisatorische Anweisungen, deren Verbindlichkeit für die Mitarbeiter außer Frage steht, weil nur so die Wichtigkeit der einzuhaltenden Schritte in der gebotenen Deutlichkeit hervorgehoben wird (BGH, Beschl. vom 26.7.2016 - VI ZB 58/14). 

Zur Ausgangskontrolle von per Telefax zu übermittelnden fristgebundenen Schriftsätzen gehört neben der Anordnung des Rechtsanwalts, dass die Frist im Fristenkalender nach Übermittlung des Telefaxes erst dann gestrichen werden darf, wenn anhand des Sendeberichts und gegebenenfalls des Inhalts der Akte geprüft worden ist, ob die Übermittlung vollständig und an den richtigen Empfänger erfolgt ist, außerdem die Anordnung, dass am Ende eines jeden Arbeitstags eine Bürokraft damit beauftragt wird zu überprüfen, ob überhaupt ein Sendebericht vorliegt; einer – erneuten – inhaltlichen Überprüfung des Sendeberichts bedarf es bei dieser Erledigungskontrolle hingegen nicht (BGH, Beschl. vom 10.8.2016 - VII ZB 17/16). Wird ein fristgebundener Schriftsatz per Telefax übermittelt, genügt es für die Ausgangskontrolle, dass ein vom Faxgerät des Absenders ausgedrucktes Sendeprotokoll die ordnungsgemäße Übermittlung an den Adressaten belegt und dieses vor Fristablauf zur Kenntnis genommen wird. Trägt der Sendebericht den Vermerk „OK“, kann es einem am Verfahren Beteiligten nicht als schuldhaftes Verhalten angelastet werden, wenn es bei dem elektronischen Übertragungsvorgang dennoch zu – nicht aus dem Sendeprotokoll ersichtlichen – Fehlern kommt (BGH, Beschl. vom 1.3.2016 - VIII ZB 57/15). 

Ein Rechtsanwalt, der eine Rechtsmittelbegründungsfrist bis zum letzten Tag ausschöpft, hat wegen des damit erfahrungsgemäß verbundenen Risikos erhöhte Sorgfalt aufzuwenden, um sicherzustellen, dass die Frist gewahrt wird. Der erhöhte Sorgfaltsmaßstab führt jedoch nicht dazu, dass ein Rechtsanwalt technische Geräte, wie sein privates Faxgerät, stets auf ihre Funktionsfähigkeit hin überprüfen muss, ohne hierfür einen konkreten Anlass zu haben (BGH, Beschl. vom 16.11.2016 - VII ZB 35/14).

Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs eines per Telefax übersandten Schriftsatzes kommt es allein darauf an, ob die gesendeten Signale noch vor Ablauf des letzten Tages der Frist vom Telefaxgerät des Gerichts vollständig empfangen worden sind. Wenn der Rechtsanwalt demnach am Tage des Fristablaufs um 23:41 Uhr einen zehnseitigen Schriftsatz faxt, soll dies im Einzelfall noch genügen (BGH, Beschl. vom 12.4.2016 - VI ZB 7/15).

Autor
  • Tim Günther
    Tim Günther berät in Fragen des gewerblichen Rechtsschutzes und des Versicherungsrechts und vertritt Angehörige der freien Berufe in berufsrechtlichen Angelegenheiten.
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